Première embauche : ce qui vous tombe dessus, et dans quel ordre
Avec un seul salarié, vous héritez de presque toutes les obligations d'un employeur. Il n'y a pas de régime allégé pour les petits. Voici la liste complète, les délais réels, et la seule obligation qui ne se rattrape jamais.
En bref : embaucher votre premier salarié déclenche d'un coup une série d'obligations, dont une seule a un délai couperet : la DPAE, à faire au plus tôt 8 jours avant et impérativement avant la prise de fonction. L'oublier coûte 1 305 € par salarié non déclaré, et bien davantage si c'est jugé intentionnel. Ensuite viennent le contrat, l'adhésion au service de santé au travail, le DUERP (obligatoire dès le 1er salarié), le registre du personnel, la mutuelle collective (au moins 50 % à votre charge) et les affichages. Aucune de ces obligations n'a de seuil : elles s'appliquent avec un salarié comme avec cinquante.
Le piège du premier salarié
Vous ne devenez pas « un peu » employeur
C'est le choc que vivent beaucoup de créateurs : du jour au lendemain, avec un seul salarié, vous héritez de la quasi-totalité des obligations d'un employeur. Il n'y a pas de régime allégé pour les petits, seulement des modalités qui varient avec l'effectif.
La bonne nouvelle, c'est que la liste est finie et qu'elle se traite en une fois. La mauvaise, c'est que l'une d'elles ne se rattrape jamais : la DPAE. Commençons par elle.
La seule urgence absolue
La DPAE : avant, jamais après
La déclaration préalable à l'embauche se transmet à l'Urssaf au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche, et obligatoirement avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai. Il n'existe aucune régularisation possible : une DPAE faite le lendemain de l'arrivée du salarié est une DPAE manquante.
Vous devez ensuite remettre au salarié une copie de la déclaration ou son accusé de réception.
| Situation | Sanction |
|---|---|
| DPAE non faite | 1 305 € d'amende administrative par salarié non déclaré |
| Manquement jugé intentionnel (travail dissimulé), personne physique | jusqu'à 45 000 € et 3 ans d'emprisonnement |
| Travail dissimulé, personne morale | jusqu'à 225 000 € |
| Défaut de suivi médical | 1 500 €, et 3 750 € plus 4 mois d'emprisonnement en cas de récidive |
Retenez le rapport de forces : la DPAE prend dix minutes en ligne. C'est l'obligation la plus simple du lot, et de loin la plus chère à oublier.
Source : service-public.fr, formalités d'embauche d'un salarié.
La liste complète
Vos obligations, dans l'ordre où les traiter
| Obligation | Quand | Le point de vigilance |
|---|---|---|
| DPAE | avant la prise de poste | Aucun rattrapage possible. Copie à remettre au salarié. |
| Contrat de travail | à l'embauche | Le CDI à temps plein peut être verbal, mais l'écrit est indispensable. Le CDD et le temps partiel doivent être écrits, sous peine de requalification. |
| Convention collective | avant d'écrire le contrat | Elle s'impose à vous et fixe salaire minimum, préavis, primes. L'ignorer fausse tout le reste. |
| Adhésion au SPSTservice de prévention et de santé au travail | dès le 1er salarié | À anticiper : l'adhésion conditionne la visite médicale. |
| Visite d'information et de prévention | dans les 3 mois | Avant l'affectation si le poste relève du suivi individuel renforcé (risques particuliers). |
| DUERP | dès le 1er salarié | Doit inclure les risques psychosociaux et les fortes chaleurs. À conserver 40 ans. |
| Registre unique du personnel | dès le 1er salarié | Mentions dans l'ordre d'embauche, à tenir à disposition en cas de contrôle. |
| Mutuelle collective | dès le 1er salarié | Généralisée depuis le 1er janvier 2016. Au moins 50 % à votre charge. À distinguer de la prévoyance. |
| Retraite complémentaire (Agirc-Arrco) et DSN | dès l'embauche | Affiliation et déclarations sociales via la DSN. |
| Affichages obligatoires | dès le 1er salarié | Le moins cher à régulariser, mais le premier que l'on voit en arrivant. |
| Entretien de parcours professionnelex-entretien professionnel | dans la 1re année, puis tous les 4 ans | La loi du 24 octobre 2025 a réformé le dispositif : un entretien doit désormais avoir lieu au cours de la première année suivant l'embauche, puis tous les 4 ans (au lieu de 2), avec un état des lieux récapitulatif à 8 ans (au lieu de 6). Beaucoup d'articles en ligne annoncent encore l'ancienne règle. Le détail de la réforme. |
Les confusions les plus fréquentes
Trois erreurs qui coûtent cher
- Confondre mutuelle et prévoyance. La complémentaire santé est obligatoire pour tous depuis 2016. La prévoyance (décès, invalidité) est une autre obligation, imposée pour les cadres et parfois pour les non-cadres par votre convention collective. Avoir l'une ne dispense pas de l'autre.
- Croire que l'expert-comptable fait tout. Il produit la paie et les déclarations. Le DUERP, le registre, les affichages, la convention collective appliquée et le suivi médical restent généralement à votre charge. Posez-lui la question précisément, plutôt que de le supposer.
- Repousser le DUERP. C'est celui qu'on remet toujours à plus tard, et c'est la première pièce demandée en cas d'accident ou de contrôle. Il est obligatoire dès le premier salarié, sans exception.
À lire : DUERP obligatoire, à quelle amende vous exposez-vous en 2026 ? (avec un scanner gratuit pour tester votre conformité en 3 minutes)
Si vous préférez déléguer
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Plutôt que de découvrir chaque obligation au fil des mois, on traite en une mission tout ce qui naît le jour où votre premier salarié arrive, et vous repartez avec un cadre en règle.
- DUERP complet, avec RPS et volet fortes chaleurs
- DPAE et registre unique du personnel
- Contrat de travail
- Affichages obligatoires
- Mise en place de la mutuelle collective (DUE)
- En lien avec votre expert-comptable, sans le remplacer
Les obligations de la première embauche, avec leur référence
Huit documents de conformité à poser autour d'un premier salarié. Chaque ligne renvoie à la page qui détaille le texte, le chiffrage et les cas particuliers.
| Obligation | Ce qui est exigé | Ce que coûte l'oubli | Le détail |
|---|---|---|---|
| DPAE | Transmise à l'Urssaf avant la prise de fonction, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent (art. R. 1221-4). | Pénalité de 1 305 € par embauche (art. L. 1221-11) | DPAE et registre |
| Registre unique du personnel | Obligatoire dès le 1er salarié, conservé 5 ans après son départ (art. L. 1221-13, D. 1221-27). | Amende de 4e classe, 750 € au maximum, par salarié concerné (art. R. 1227-7) | DPAE et registre |
| Contrat de travail | CDD et temps partiel obligatoirement écrits ; CDD remis dans les deux jours ouvrables (art. L. 1242-12, L. 1242-13). | CDD sans écrit : réputé CDI, indemnité d'au moins un mois de salaire (art. L. 1245-2) | Contrats de travail |
| Document unique (DUERP) | Obligatoire dès le 1er salarié, conservé 40 ans (art. R. 4121-1). | Amende administrative jusqu'à 4 000 € par travailleur concerné (art. L. 8115-1, L. 8115-3) | DUERP, document unique |
| Affichages obligatoires | Dès le 1er salarié : inspection, médecin du travail, secours, consignes de sécurité, horaires collectifs, tabac et vapotage, accès au DUERP. | 750 € par salarié concerné pour les horaires collectifs non affichés | Affichages obligatoires |
| Mutuelle collective | Obligatoire dès le 1er salarié ; l'employeur assure au minimum la moitié du financement (art. L. 911-7, III). | Redressement réduit à 1,5 ou 3 fois les sommes en jeu (art. L. 133-4-8) | Mutuelle collective |
| Entretien de parcours professionnel | Premier entretien au cours de la première année suivant l'embauche, puis tous les quatre ans (art. L. 6315-1). | Abondement correctif de 3 000 € sur le CPF dans les entreprises concernées (art. L. 6323-13) | Entretiens professionnels |
| Registre des traitements (RGPD) | Paie, recrutement et fichiers du personnel sont des traitements de données personnelles à inscrire au registre (art. 30 du RGPD). | Jusqu'à 10 M€ ou 2 % du chiffre d'affaires mondial (art. 83, § 4) | Registre RGPD |
Aucune de ces obligations n'a de seuil d'effectif. Elles se traitent ensemble : c'est le rôle du Pack Conformité, 990 € au lieu de 1 379 € à la carte. Pour ce qui change à 11 et 50 salariés, voir les obligations selon l'effectif.
Page mise à jour le 18 octobre 2026.
Questions fréquentes
Quand faut-il faire la DPAE ?
Que risque-t-on si la DPAE n'est pas faite ?
Le DUERP est-il obligatoire dès le premier salarié ?
Quand doit avoir lieu la visite médicale ?
La mutuelle d'entreprise est-elle obligatoire ?
Par quoi commencer quand on n'a rien fait ?
Quelles obligations dès le premier salarié, existe-t-il un seuil d'effectif ?
Le DUERP est-il obligatoire dès la première embauche ?
Quels documents de conformité faut-il pour une première embauche ?
Combien coûte la mise en conformité d'une première embauche ?
Vous embauchez bientôt ?
20 minutes offertes pour faire le tour de ce qui vous attend, et dans quel ordre le traiter.
Rédigé par Maureen Vial
Fondatrice de La Bulle d'Équilibre, cabinet d'accompagnement des TPE et PME du Rhône. 17 ans d'expérience en développement commercial B2B et en conformité (DUERP, obligations employeur, facturation électronique). En savoir plus sur mon parcours.