RGPD et recrutement : ce qu'une TPE peut demander aux candidats

Données interdites, information du candidat, vivier limité dans le temps, accès restreint. Mise à jour le 30 octobre 2026.

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En bref. Un recrutement est un traitement de données personnelles : vous ne pouvez demander que ce qui sert à juger l'aptitude au poste, vous devez informer le candidat, limiter l'accès aux CV et fixer une durée de conservation (en principe deux ans au plus pour un vivier). Source : cnil.fr, consulté le 30/10/2026.

Le cadre

Chaque CV reçu est un fichier à encadrer

Collecte, consultation, conservation, suppression : toutes les opérations sur les données des candidats sont des traitements au sens du RGPD. Pour accompagner les recruteurs, la CNIL publie un guide du recrutement en 19 fiches (page du 30 janvier 2023, consultée le 30/10/2026), et une synthèse en cinq questions pour les TPE et PME.

Les règles ci-dessous sont celles de cette synthèse. Elles complètent la page Registre RGPD, qui détaille le registre lui-même, et le Pack Conformité.

Les points de contrôle

Six règles à vérifier dans votre recrutement

Recrutement et données personnelles dans les TPE/PME, CNIL, consulté le 30 octobre 2026.
Étape	Règle	Source
Ce que vous collectez	Uniquement ce qui sert à évaluer les compétences et aptitudes pour le poste. Interdits : numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires (sauf travail temporaire), famille, projet d'enfants, mensurations hors postes particuliers.	cnil.fr, consulté le 30/10/2026
Comment vous le collectez	De façon licite, loyale et transparente. Demander le lieu de résidence en entretien est illicite, sauf gardes et astreintes. Filmer ou enregistrer l'entretien sans prévenir est déloyal.	cnil.fr, consulté le 30/10/2026
Pourquoi vous le gardez	Finalité déterminée, explicite, légitime. Un vivier bâti à partir d'une fausse offre d'emploi n'est pas légitime.	cnil.fr, consulté le 30/10/2026
Qui y accède	Les seules personnes en charge du recrutement : manager concerné, dirigeant.	cnil.fr, consulté le 30/10/2026
Ce que vous dites au candidat	Identité du responsable, objectif, base légale, caractère obligatoire ou facultatif des réponses, destinataires, durée de conservation, droits, possibilité de saisir la CNIL, éventuelle décision automatisée.	cnil.fr, consulté le 30/10/2026
Combien de temps	Candidature refusée gardée en vivier : en principe deux ans au plus à compter du dernier contact, candidat informé.	cnil.fr, consulté le 30/10/2026

Documenter

Registre, CSE et outils de tri

Les fichiers de recrutement s'inscrivent au registre des activités de traitement que vous tenez dès que vous traitez régulièrement des données personnelles ; une analyse d'impact (AIPD) peut s'ajouter selon le cas. Si vous utilisez ou modifiez des méthodes d'aide au recrutement, le CSE doit être informé au préalable. Le guide de la CNIL consacre aussi des fiches aux tests de personnalité, à la vidéo, aux logiciels de tri et aux informations trouvées sur Internet : si vous y avez recours, lisez ces fiches avant.

Ce que cette page ne tranche pas : les durées applicables à un dossier de salarié embauché, et les cas particuliers de votre secteur. Nous ne les écrivons pas sans source lue.

Notre accompagnement

Registre avec volet recrutement, à partir de 150 €

Nous inscrivons vos candidatures au registre, fixons la durée de conservation, rédigeons la mention d'information aux candidats. Prestation à partir de 150 € (registre + volet recrutement), le diagnostic express démarrant à 90 €. Voir le Pack Conformité et la page Obligations légales et sociales.

Questions fréquentes

RGPD et recrutement : vos questions

Quelles informations ai-je le droit de demander à un candidat ?

Seulement celles qui permettent d'évaluer sa capacité à occuper le poste et ses aptitudes professionnelles : compétences, diplômes, titres. Selon la CNIL, il est notamment interdit de demander son numéro de sécurité sociale et ses coordonnées bancaires (sauf entreprises de travail temporaire), des informations sur sa famille, son souhait d'avoir des enfants, ou ses mensurations hors postes particuliers. Source : cnil.fr, consulté le 30/10/2026.

Puis-je garder le CV d'un candidat refusé ?

Oui, pour constituer un vivier, à deux conditions selon la CNIL : le candidat en a été informé et la durée n'excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact. Source : cnil.fr, consulté le 30/10/2026.

Puis-je enregistrer ou filmer un entretien d'embauche ?

Pas sans en informer le candidat au préalable : la CNIL donne cet exemple de collecte déloyale. Source : cnil.fr, consulté le 30/10/2026.

Qui peut lire les CV dans mon entreprise ?

Seules les personnes en charge du recrutement : par exemple le manager du futur salarié ou le dirigeant. Tous les salariés n'ont a priori pas vocation à y accéder, sauf si l'effectif est très réduit et que les missions de chacun sont très étendues (CNIL, consulté le 30/10/2026).

Faut-il inscrire le recrutement au registre RGPD ?

Oui : la CNIL indique que les fichiers de recrutement doivent figurer au registre des activités de traitement dès que vous traitez régulièrement des données personnelles, avec une analyse d'impact (AIPD) si nécessaire. Source : cnil.fr, consulté le 30/10/2026.

Dois-je informer mon CSE avant d'utiliser un outil de recrutement ?

La CNIL rappelle qu'au titre du droit du travail, le comité social et économique doit être informé avant l'utilisation ou la modification de méthodes ou techniques d'aide au recrutement. Source : cnil.fr, consulté le 30/10/2026.