DPAE et registre unique du personnel : mentions, sanctions

Q: Quand exactement faut-il faire la DPAE ?

Avant l'entrée en fonction du salarié, au plus tôt dans les huit jours qui la précèdent (art. R. 1221-4 du code du travail). Pas le jour même après coup, pas le lendemain. Avant.

Q: Combien coûte une DPAE oubliée ?

1 305 € par embauche non déclarée. L'article L. 1221-11 du code du travail fixe la pénalité à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, lequel s'élève à 4,35 € depuis le 1er juin 2026 (arrêté du 22 mai 2026). Cette pénalité est due même en cas d'oubli de bonne foi.

Q: Le registre du personnel, sur papier ou sur ordinateur ?

Les deux sont admis, à condition que le registre soit tenu à jour et présentable immédiatement. Le support numérique doit permettre de porter toutes les mentions sans risque d'altération, et il se présente et se conserve comme le registre papier (art. D. 8113-2 du code du travail). Si l'entreprise a un CSE, son avis sur ce support est transmis à l'inspection du travail (art. D. 1221-27).

Q: Combien de temps faut-il conserver le registre ?

Cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire (art. R. 1221-26 du code du travail). Les mentions ne s'effacent donc pas au départ de la personne, et l'amende encourue en cas de registre incomplet est due autant de fois qu'il y a de salariés concernés.

En bref. La DPAE se transmet à l'URSSAF avant l'entrée en fonction, au plus tôt dans les huit jours qui la précèdent (art. R. 1221-4 du code du travail). Une DPAE manquante entraîne une pénalité de 1 305 € par embauche, égale à 300 fois le minimum garanti (art. L. 1221-11). Si l'omission est intentionnelle, elle devient du travail dissimulé : 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (art. L. 8224-1). Le registre unique du personnel est obligatoire dès le 1^er salarié et se conserve 5 ans après son départ.

Le vrai sujet

« Il a commencé lundi, je ferai la déclaration cette semaine »

C'est la phrase qui coûte le plus cher en droit du travail. Un dépannage urgent, un extra un samedi, un essai « pour voir » : la DPAE doit être faite avant, sans exception liée à la durée du contrat.

Le registre unique du personnel, lui, doit être tenu à jour et présenté immédiatement en cas de contrôle. Il consigne chaque entrée et sortie, dans l'ordre. Reconstitué après coup, il se voit.

Ce que vous risquez

Le chiffrage exact, article par article

Chaque montant ci-dessous renvoie à son texte. Aucun n'est un ordre de grandeur.

Réglementation vérifiée sur Légifrance le 3 septembre 2026.
Ce qui manque	Ce que vous encourez	Référence
DPAE non transmiseQuelle qu'en soit la raison, y compris un oubli	1 305 € par embauche — 300 fois le taux horaire du minimum garanti, fixé à 4,35 € depuis le 1^er juin 2026	art. L. 1221-11 et L. 3231-12 du code du travail ; arrêté du 22 mai 2026
DPAE éludée intentionnellementLe juge doit caractériser l'intention	3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende pour une personne physique	art. L. 8221-5 et L. 8224-1 du code du travail
Travail dissimulé constatéEffet sur le redressement URSSAF	Redressement majoré de 25 %, porté à 40 % dans les cas aggravés, et à 45 ou 60 % en cas de nouveau constat dans les cinq ans. Dix points de moins si tout est payé sous 30 jours.	art. L. 243-7-7 du code de la sécurité sociale
Rupture du contrat après coupDroit ouvert au salarié	Indemnité forfaitaire de six mois de salaire, qui se cumule avec les autres indemnités de rupture	art. L. 8223-1 du code du travail
Registre du personnel absent ou incompletOu impossible à présenter au contrôle	Amende de 4^e classe, 750 € au maximum, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés	art. R. 1227-7 du code du travail ; art. 131-13 du code pénal

Sources : Légifrance ; service-public.gouv.fr ; urssaf.fr.

La nuance qui compte

Un oubli de bonne foi n'est pas encore un délit

On lit souvent qu'une DPAE en retard vaut condamnation pénale automatique. C'est inexact, et le raccourci dessert les dirigeants qui découvrent leur erreur.

Il y a en réalité deux étages. La pénalité de 1 305 € de l'article L. 1221-11 est due dès que la déclaration manque : elle ne demande aucune mauvaise intention, l'oubli sincère la déclenche. La qualification pénale de travail dissimulé, elle, suppose que l'employeur se soit soustrait intentionnellement à la formalité — c'est le mot exact de l'article L. 8221-5, et c'est à l'accusation de l'établir.

Ce que cela change concrètement : régulariser vite, spontanément et par écrit n'efface pas la pénalité, mais c'est ce qui sépare une erreur administrative d'une infraction. Et un dossier d'embauche tenu proprement, daté, horodaté, est précisément ce qui permet de le démontrer.

Le registre unique du personnel

Obligatoire dès le premier salarié

Il s'impose à tout établissement qui emploie ne serait-ce qu'une personne (art. L. 1221-13). Il inscrit, dans l'ordre des embauches et de façon indélébile, chaque salarié, stagiaire et personne mise à disposition, avec sa date d'entrée et sa date de sortie.

Deux points sont régulièrement manqués. D'abord la conservation cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire (art. R. 1221-26) : le registre ne se purge pas quand quelqu'un s'en va. Ensuite le calcul de l'amende, qui n'est pas forfaitaire : elle est due par salarié concerné, ce qui transforme un registre négligé sur cinq embauches en cinq amendes.

Papier ou fichier, les deux sont admis. Ce qui compte est qu'il soit à jour et présentable immédiatement à l'inspection du travail ou à l'URSSAF.

Ce que dit le code du travail

Registre unique du personnel : les mentions obligatoires

Chaque salarié est inscrit avec son nom et ses prénoms, sa nationalité, sa date de naissance, son sexe, son emploi, sa qualification et ses dates d'entrée et de sortie, et d'autres mentions s'ajoutent selon le contrat. Le tableau reprend la liste des articles L. 1221-13 et D. 1221-23 et suivants, dans l'ordre du texte.

Mentions vérifiées sur Légifrance le 19 octobre 2026.
Mention à porter	Pour qui	Référence
Nom et prénomsDans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche, de façon indélébile	Tous les salariés	art. L. 1221-13
Nationalité, date de naissance, sexe	Tous les salariés	art. D. 1221-23, 1° à 3°
Emploi et qualification	Tous les salariés	art. D. 1221-23, 4° et 5°
Dates d'entrée et de sortie de l'établissement	Tous les salariés	art. D. 1221-23, 6°
Date de l'autorisation d'embauche ou de licenciementOu, à défaut, date de la demande d'autorisation	Salariés dont l'embauche ou le licenciement exige une autorisation	art. D. 1221-23, 7°
Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travailCopie du titre annexée au registre	Travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail	art. D. 1221-23, 8° ; D. 1221-24
« Contrat à durée déterminée »	Salariés en CDD	art. D. 1221-23, 9°
« Salarié temporaire »Avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire	Intérimaires	art. D. 1221-23, 10°
Mise à disposition par un groupement d'employeursAvec la dénomination et l'adresse du groupement	Salariés mis à disposition par un groupement	art. D. 1221-23, 11°
« Salarié à temps partiel »	Salariés à temps partiel	art. D. 1221-23, 12°
« Apprenti » ou « contrat de professionnalisation »	Apprentis et contrats de professionnalisation	art. D. 1221-23, 13°
Nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présenceDans une partie à part, dans l'ordre d'arrivée	Stagiaires	art. L. 1221-13 ; D. 1221-23-1
Nom et prénomsDans une partie à part, dans l'ordre d'arrivée	Volontaires en service civique	art. L. 1221-13
Déclaration de détachement annexéeAu registre de l'entreprise qui accueille	Salariés détachés par une entreprise étrangère	art. L. 1221-15-1 ; D. 1221-24-1

Papier ou numérique, et sans modèle imposé

Le registre peut être tenu sur papier ou sur un support numérique, et aucun modèle n'est fixé par les textes, ce sont les mentions qui comptent. Le support numérique doit par contre permettre de porter toutes les mentions sans risque d'altération, et il se présente et se conserve dans les mêmes conditions que le registre papier (art. D. 8113-2). S'il y a un CSE dans l'entreprise, son avis sur ce choix est transmis à l'inspection du travail (art. D. 1221-27).

Dans l'ordre, au fil de l'eau

Les salariés s'inscrivent dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche et de façon indélébile, les stagiaires et volontaires dans l'ordre d'arrivée (art. L. 1221-13). Ce qui arrive ensuite, un passage à temps partiel, une sortie, se note au moment où ça se produit et pas en fin d'année (art. D. 1221-25), c'est d'ailleurs ce qui trahit un registre reconstitué la veille d'un contrôle.

Conservé cinq ans après le départ

Les mentions se conservent cinq ans à compter du jour où le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (art. R. 1221-26). En pratique, on ne retire donc jamais une ligne, on complète la date de sortie et la ligne reste.

Qui peut le consulter

Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des agents chargés de contrôler l'application du code du travail et du code de la sécurité sociale (art. L. 1221-15), en pratique l'inspection du travail et les inspecteurs de l'URSSAF. La copie des titres de travail des salariés étrangers reste dans l'établissement, ou sur chaque chantier pour les salariés qui y travaillent (art. D. 1221-24).

La sanction

Un registre absent, incomplet ou non présenté est puni de l'amende des contraventions de 4^e classe, soit 750 € au maximum, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées concernées (art. R. 1227-7 du code du travail ; art. 131-13 du code pénal). Sur une équipe de six personnes mal inscrites, le plafond monte donc à 4 500 €.

Le prix

Le registre ne donne lieu à aucun droit ni dépôt, c'est un document interne. Je le mets en place avec la procédure DPAE et une première déclaration réalisée dans le Pack Première Embauche à 650 €, ou dans le Pack Conformité à 990 € avec les sept autres obligations, sur devis écrit avant tout démarrage.

Sources : Légifrance, art. L. 1221-13 à L. 1221-15-1, art. D. 1221-23 à D. 1221-27, art. R. 1227-7, art. D. 8113-2 ; service-public.gouv.fr, fiche F1784.

Ce que je fais pour vous

Concrètement, vous recevez quoi ?

Mise en place de la procédure DPAE, avec le bon réflexe au bon moment
Registre unique du personnel conforme, prêt à présenter
Trames et check-list d'embauche
Accompagnement d'une première embauche de bout en bout

Inclus dans le Pack Première Embauche à 650 €, avec le DUERP, le contrat de travail, les affichages obligatoires et la mise en place de la mutuelle collective. Comprend la mise en place et une DPAE réalisée. DPAE supplémentaire : 25 € à l'acte, ou forfait selon votre volume d'embauches.
Le registre unique du personnel est aussi compris dans le Socle RH qui s'ajoute à votre DUERP (150 € sur Essentiel, 200 € sur Premium), et le tout fait partie du Pack Conformité à 990 €.
Devis écrit avant tout démarrage. TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

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Zone d'intervention : Lyon et tout le Rhône (Villeurbanne, Vénissieux, Vaulx-en-Velin, Caluire-et-Cuire, Bron, Saint-Priest, Rillieux-la-Pape, Meyzieu, Décines-Charpieu, Oullins-Pierre-Bénite, Saint-Genis-Laval, Givors, Villefranche-sur-Saône, Tarare), sur place ou à distance selon la prestation.

Questions fréquentes

Quand exactement faut-il faire la DPAE ?

Avant l'entrée en fonction du salarié, au plus tôt dans les huit jours qui la précèdent (art. R. 1221-4 du code du travail). Pas le jour même après coup, pas le lendemain. Avant.

Combien coûte une DPAE oubliée ?

1 305 € par embauche non déclarée. L'article L. 1221-11 du code du travail fixe la pénalité à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, lequel s'élève à 4,35 € depuis le 1^er juin 2026 (arrêté du 22 mai 2026). Cette pénalité est due même en cas d'oubli de bonne foi.

Un oubli de bonne foi est-il du travail dissimulé ?

Non, pas automatiquement. Le travail dissimulé suppose que l'employeur se soit soustrait intentionnellement à la déclaration : c'est le terme de l'article L. 8221-5 du code du travail, et il doit être établi. La pénalité de 1 305 €, elle, s'applique sans condition d'intention. Régulariser vite et par écrit ne l'efface pas, mais c'est ce qui distingue l'erreur de l'infraction.

Et pour un extra ou un contrat d'un jour ?

La règle est la même, sans dérogation liée à la durée. C'est précisément sur les contrats très courts que l'oubli est fréquent, et donc le risque élevé.

Le registre du personnel, sur papier ou sur ordinateur ?

Les deux sont admis, à condition que le registre soit tenu à jour et présentable immédiatement. Le support numérique doit permettre de porter toutes les mentions sans risque d'altération, et il se présente et se conserve comme le registre papier (art. D. 8113-2 du code du travail). Si l'entreprise a un CSE, son avis sur ce support est transmis à l'inspection du travail (art. D. 1221-27).

Combien de temps faut-il conserver le registre ?

Cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire (art. R. 1221-26 du code du travail). Les mentions ne s'effacent donc pas au départ de la personne, et l'amende encourue en cas de registre incomplet est due autant de fois qu'il y a de salariés concernés.

Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?

Pour chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie de l'établissement (art. L. 1221-13 et D. 1221-23 du code du travail). S'y ajoutent selon les cas la date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, le type et le numéro du titre de travail d'un salarié étranger, et les mentions « contrat à durée déterminée », « salarié temporaire », « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ». Les stagiaires et les volontaires en service civique sont inscrits dans une partie à part, avec pour les stagiaires les dates de stage, le nom du tuteur et le lieu de présence (art. D. 1221-23-1).

Depuis quand le registre unique du personnel est-il obligatoire ?

Il est obligatoire dès le premier salarié, et ses règles actuelles figurent aux articles L. 1221-13 et suivants du code du travail depuis la recodification entrée en vigueur le 1^er mai 2008. L'inscription « de façon indélébile » date de la loi n° 97-210 du 11 mars 1997, qui l'a ajoutée à l'ancien article L. 620-3. Les mentions propres aux stagiaires s'appliquent depuis le 1^er décembre 2014 (décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014).

Existe-t-il un modèle officiel de registre unique du personnel ?

Non, aucune forme précise n'est imposée par les textes : ce sont les mentions qui sont obligatoires, pas la présentation. Un cahier, un tableau ou un logiciel de paie conviennent, à condition que toutes les mentions des articles L. 1221-13 et D. 1221-23 y figurent, dans l'ordre des embauches, et qu'aucune ne puisse être modifiée après coup.

Combien coûte un registre unique du personnel ?

Le registre lui-même ne donne lieu à aucun droit ni dépôt : c'est un document interne que l'employeur tient et présente en cas de contrôle. Je le mets en place, avec la procédure DPAE et une première déclaration réalisée, dans le Pack Première Embauche à 650 €, qui réunit aussi le DUERP, le contrat de travail, les affichages obligatoires et la mutuelle collective. Le registre est aussi compris dans le Socle RH, qui s'ajoute à votre DUERP pour 150 € sur un dossier Essentiel ou 200 € sur un dossier Premium, et il fait partie du Pack Conformité à 990 € avec les sept autres obligations. Le devis est écrit avant tout démarrage.

Page mise à jour le 19 octobre 2026. Références vérifiées sur Légifrance à cette date.

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